Das Mahnwesen bezieht sich auf den Prozess der Erinnerung von Zahlungsverpflichtungen. In der Regel wird das Mahnwesen eingesetzt, wenn eine Zahlungsforderung nicht fristgerecht bezahlt wird.
Das Mahnwesen besteht in der Regel aus mehreren Stufen. In der ersten Stufe wird eine freundliche Zahlungserinnerung mit einem neuen Zahlungsziel an den Kunden geschickt. Es ist empfehlenswert, nicht sofort eine Mahnung rauszuschicken, sondern im ersten Schritt Ihren Kunden freundlich zu erinnern, dass die Zahlung offen ist. So beschuldigen Sie Ihre Kunden nicht und verlieren sie somit nicht.
Wenn Ihr Kunde auf die Zahlungserinnerung nicht reagiert, kommt es zum außergerichtlichen Mahnverfahren. Der Kunde erhält die erste Mahnung, die auf die Konsequenzen einer Nichtzahlung hinweist. In der Regel wird dem Kunden eine Frist von 14 Tagen eingeräumt, um die offene Forderung zu begleichen. Weitere Mahnungen können folgen, je nachdem wie lange die Zahlung ausbleibt.
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Wenn Sie keinen Erfolg mit dem außergerichtlichen Mahnverfahren und schon drei Mahnungen versendet haben, können Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Es ist wichtig, dass Ihre letzte Mahnung dem Kunden deutlich macht, dass falls er innerhalb der genannten Zahlungsfrist immer noch nicht zahlt, Sie keine weiteren Mahnungen mehr versenden, sondern rechtliche Schritte einleiten müssen. Sie müssen beachten, dass das Mahnwesen ein rechtliches Verfahren ist und daher alle Schritte korrekt und rechtzeitig ausgeführt werden müssen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Das gerichtliche Mahnverfahren ist ein zivilrechtliches Verfahren, bei dem weder eine Anklage noch ein Prozess oder ein Urteil stattfindet. Sie können Ihre Forderung durch das Ausfüllen eines Antrags auf Erlass eines Mahnbescheids und durch schriftliche Mahnschreiben belegen. Sofern Ihr Kunde keinen Widerspruch einlegt, wird ein Bescheid zur Zwangsvollstreckung vom Gericht erlassen und durch einen Gerichtsvollzieher durchgesetzt. Sollte Ihr Kunde Widerspruch gegen die Forderung im Mahnverfahren einlegen, bleibt Ihnen im weiteren Verlauf nur noch der Weg über ein gerichtliches Klageverfahren. Hierbei ist es unbedingt erforderlich, dass Sie sich von einem Anwalt vertreten lassen.
Im Allgemeinen gibt es keine gesetzliche Regelung bezüglich der Höhe der Mahngebühren. Unternehmen nutzen diese Gebühren, um ihre Ausgaben für Papier, Briefumschläge und Porto zu decken, die beim Versand von Mahnungen entstehen. Die erste Mahnung ist meistens kostenlos. Die üblichen Gebühren belaufen sich auf 2,50 € bis 5 €. Bei der dritten und letzten Mahnung wird es jedoch teurer und es können bis zu 10 € an Mahngebühren anfallen. Neben den Mahngebühren fallen auch Verzugszinsen an, die gesetzlich geregelt sind. Im Gegensatz zu den Mahngebühren gibt es hier klare Vorgaben: Für eine Geldschuld beträgt der Verzugszinssatz zwischen 5 und 8 Prozentpunkte über dem aktuellen Basiszinssatz.
